¿Qué es y para qué sirve una oficina de representación?

En primer lugar, hay que tener en cuenta que la vía en la que una empresa extranjera se establecerá en España, bien como subsidiaria, sucursal u oficina de representación, dependerá de la actividad que se prevé llevar a cabo en nuestro país.

¿Qué es una oficina de representación?

La oficina de representación no tiene ni personalidad jurídica propia respecto a su sociedad matriz ni órganos formales de gestión.

Hablamos de un tipo de establecimiento donde opera una empresa no residente en el cual se llevan a cabo actividades auxiliares o preparatorias para aportar valor al negocio.

Se caracteriza por tanto principalmente por no desarrollar la actividad económica de la empresa extranjera.

Funciones:

Por ejemplo, algunas de las funciones que podría llevar a cabo podrían ser:

• La realización de estudios de las condiciones del mercado para el desarrollo de la actividad empresarial.
• Actividades de publicidad, promoción o suministro de información.
• La realización de actividades científicas o análogas.
• Actividades propias de las empresas no relacionadas con el propósito económico de la empresa extranjera.

A tener en cuenta: si las funciones que la Oficina de Representación desempeñase en España excediesen de las auxiliares y se asemejasen a las propias de la actividad principal, la Agencia Tributaria podría interpretar que la empresa extranjera cuenta con un establecimiento permanente (EP) en nuestro país y no con una oficina de representación, y ello implicaría la exigencia para la empresa extranjera de tributación en España acorde a su actividad económica.

Si se diera tal caso habría que analizar y estudiar los Convenios para evitar la doble imposición por esa tributación en España.

En definitiva, si una empresa extranjera quiere realizar actividades auxiliares, informativas o preparatorias en España, crear una oficina de representación es la opción más adecuada para tal situación.

Aspectos fiscales a tener en cuenta

En el escenario fiscal, la oficina de representación se denomina entidad no residente, y por tanto hay que tener en cuenta ciertos aspectos, como:

✅ La entidad tributa por sus beneficios en su país de origen, y no en España

✅ El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es recuperable desde el país de origen siempre que se trate de un país de la Union Europea o un país con el que haya acuerdos a ese efecto.

✅ Las cotizaciones a la seguridad social y las retenciones de los empleados que trabajen en España en la oficina de representación se deben ingresar a la Seguridad Social española y a la AEAT respectivamente.

En definitiva, hay que prestar especial atención a la actividad a desarrollar por la oficina de representación y tener en cuenta el procedimiento para crearla en caso de querer hacer negocios en España actuando en calidad de no residente.

Como podemos observar, registrar una empresa en España mediante una oficina de representación puede ser una situación delicada; en la mayoría de los casos requiere de un asesoramiento fiscal internacional personalizado.

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