¿Cuáles son los requisitos para que un gasto sea deducible?

Las empresas cuentan con diferentes vías para “pagar menos impuestos a la Administración tributaria” de manera legal. Una de estas vías es la deducción de los gastos soportados que tengan relación con la actividad empresarial.

Para que se pueda deducir un gasto, además de haberse producido de manera real, se deben cumplir una serie de requisitos.

Pero, primero…

¿Qué es un gasto deducible?

Los gastos deducibles son aquellos que “se restan” de los ingresos brutos para obtener el beneficio a efectos de impuestos. Por ello, podríamos afirmar que indirectamente los gastos deducibles de una empresa suponen una inyección económica para la misma, por lo que es recomendable conocer este tema para optimizar el escenario fiscal empresarial lo máximo posible.

A pesar de que hablemos de un concepto relativamente sencillo de entender, en ocasiones, su puesta en práctica es complicado porque depende de muchas variables.

Requisitos de las deducciones

En primer lugar, el gasto debe estar relacionado con la actividad económica que se desarrolla. Es decir, el gasto que se pretende deducir tiene que ser propio de la actividad

El gasto debe tener relación con la actividad empresarial y debe ser necesario para desarrollarla.

Cualquier gasto debe estar justificado con pruebas documentales que lo acrediten. Para ello valen, por ejemplo, las facturas, las nóminas, recibos, una escritura pública… (la factura se configura como medio de prueba prioritario, pero no exclusivo)

Es decir, los gastos se tienen que demostrar y acreditar más allá de cualquier duda. Tienen que ser fehacientes y haberse abonado con recursos del contribuyente.

Los gastos deben aparecer en la contabilidad de la empresa

Para que un gasto sea deducible, es necesario que se halle registrado en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.

Es decir, los gastos deben quedar reflejados en las cuentas de pérdidas y ganancias del ejercicio correspondiente. El gasto que no esté contabilizado no puede computarse en la base imponible.

Además, salvo pocas excepciones, el gasto ha de ser devengado en el mismo en el período impositivo del que se trate.

Aparte de los requisitos contables y los relativos a la emisión de facturas, el carácter deducible de un gasto viene determinado por la efectiva realización del servicio o actividad que motiva el pago, teniendo que resultar necesario el gasto para la obtención del ingreso correspondiente.

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Preguntas y respuestas sobre gastos deducibles

¿Qué gastos son deducibles para autónomos?

Algunos de los gastos más comunes incluyen:

• Material de oficina.
• Consumos de explotación (mercancías).
• Alquiler de locales o despachos.
• Seguros relacionados con la actividad.
• Cuotas de la Seguridad Social del autónomo.
• Gastos de personal y seguridad social.
• Gastos de transporte (combustible, mantenimiento del vehículo afecto).
• Amortizaciones de bienes afectos.

¿Los gastos en dietas y desplazamientos son deducibles?

Sí, siempre que:

• Sean necesarios para la actividad económica.
• Se justifiquen mediante factura o ticket.
• En el caso de dietas, no superen los límites establecidos por la normativa.
  Por ejemplo, las dietas están exentas hasta ciertos importes si son en territorio nacional o internacional y no incluyen alojamiento.

¿Se pueden deducir los gastos del vehículo?

Depende del tipo de actividad:

• Para autónomos, solo se consideran deducibles los gastos de un vehículo si está afectado exclusivamente a la actividad económica (seguro, combustible, mantenimiento, etc.).
• En caso de vehículos mixtos, como turismos, su deducción es muy limitada y suele requerir una prueba documental sólida (por ejemplo, si se trata de actividades de transporte o comerciales).
• En el Impuesto sobre Sociedades, se permite deducir el gasto siempre que esté relacionado con la actividad empresarial.

¿Las amortizaciones de activos son deducibles?

Sí, se permite la deducción de la amortización de activos (maquinaria, equipos informáticos, vehículos afectos, etc.) según los coeficientes establecidos en la normativa. Se aplican tablas oficiales para calcular el porcentaje anual máximo deducible.

¿Puedo deducir gastos de formación?

Sí, siempre que estén relacionados con la mejora profesional y el desarrollo de la actividad económica. Por ejemplo, cursos, seminarios o másteres relacionados con el negocio son deducibles.

¿Qué ocurre si tengo dudas sobre la deducibilidad de un gasto?

Es recomendable:

• Revisar la normativa fiscal vigente.
• Consultar con un asesor fiscal o experto en tributación.
• En caso de inspección, contar con documentación que justifique la relación del gasto con la actividad económica.

Conclusiones sobre los gastos fiscalmente deducibles

Una de las tareas más importantes para una entidad es la gestión de los gastos en los que incurre a la hora de desempeñar su actividad empresarial.

El “ahorro fiscal” y la optimización de gastos supone uno de los mayores retos para las empresas.

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