Legalización de los libros contables: plazo y sanciones

En este post encontrarás información sobre la legalización de los libros contables para 2025: qué clases existen, sujetos obligados, forma de presentación y plazos para su legalización en 2025, así como las sanciones por no cumplir con esta obligación. ¿Necesitas ayuda? Nosotros podemos solucionar tus problemas.

¿Qué es la legalización de libros contables?

La legalización de los libros de los empresarios es una obligación formal establecida por distintas disposiciones legales tales como:

• • el Reglamento del Registro Mercantil (artículo 329) o;

  • la Ley General Tributaria (artículo 29).

 

¿Qué clases de libros contables existen?

Distinguimos dos clases: los libros contables y los libros societarios.

Entre los libros contables:

• • el Libro Diario, donde se registran las operaciones relativas a la actividad de la empresa día a día, y

  • el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben en él los balances de sumas y saldos. Anualmente recoge el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.

Entre los libros societarios:

• • el Libro de Actas, en el que constan todos los acuerdos tomados por la Juntas Ordinarias o Extraordinarias y los Órganos colegiados de la sociedad.

  • el Libro de Socios: en el caso de sociedades limitadas

  • el Libro de Acciones Nominativas: en el caso de sociedades anónimas.

  • el Libro de Contratos entre la sociedad y el Socio único: solamente en el caso de sociedades unipersonales.

 

Legalización y excepciones

Estos libros deben legalizarse anualmente, aunque encontramos las siguientes excepciones:

• • en el caso de Libro de actas, estás también se pueden enviar una a una o trimestralmente, por ejemplo;
  • en el caso del Libro de socios (Sociedades Limitadas) o de acciones nominativas (Sociedades Anónimas), se podrán legalizar únicamente cuando haya cambiado su contenido.

Además de los libros mencionados, también existe la posibilidad de legalizar libros auxiliares (por ejemplo, el libro mayor de contabilidad) y otros que se lleven por parte del empresario en su actividad.

 

¿Quiénes están obligados a presentar los libros contables?

Deben legalizar los libros contables:

• • Como norma general, todos los empresarios – artículo 25 Código de Comercio;

  • los sujetos obligados a inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil – artículo 81 Reglamento del Registro Mercantil;

  • los sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista;

  • los sujetos obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio – artículo 68 del Reglamento del IRPF;

  • los empresarios individuales, aunque no estén obligados a su inscripción en el Registro Mercantil, cuando estén sujetos al IRPF en el régimen de estimación directa, que llevarán su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.

 

 

Forma de presentación de los libros contables y societarios

Tanto los libros contables como los societarios deben presentarse de forma telemática para los ejercicios cerrados con posterioridad al 31 de diciembre de 2014 (artículo 18 de la Ley 14/2013 de emprendedores) en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social del empresario.

No es posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática. Pero cuando por problemas técnicos, no sea posible presentar los ficheros a legalizar por vía telemática, se permitirá excepcionalmente su presentación en el Registro mediante los dispositivos de almacenamiento de datos más habituales del mercado.

 

Plazos para legalizar los libros contables en 2025

El plazo para legalizar los libros es de 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.

¿Cómo queda la presentación de los libros contables en el año 2025?

En el caso de que el cierre del ejercicio social se haga el día 31 de diciembre de 2024 el plazo de legalización empieza el 2 de enero del año siguiente (2025) y finaliza el día 30 de abril de 2025 (como comentamos, cuatro meses posteriores al cierre).

Por otra parte, es importante tener en cuenta que el plazo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es hasta el 30 de julio de 2025 (un mes después desde su aprobación por la Junta General).

 

Sanciones y multas por no legalizar los libros contables

En el ámbito mercantil no se ha establecido ninguna sanción directamente por su falta de legalización, pero la Ley General Tributaria establece sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales (artículo 200.3 Ley General Tributaria), que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150 euros.

Además, por inexactitud u omisión de operaciones o la utilización de cuentas con significado diferente, se sanciona con multa proporcional del 1 por 100 de los cargos o abonos omitidos, inexactos o falseados con un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros.

Asimismo, en caso de concurso de acreedores el incumplimiento de la llevanza de contabilidad estando obligado a ello o cuando lleve una doble contabilidad o haya cometido irregularidades relevantes en la misma dará lugar a la calificación del concurso de acreedores como culpable.

 

Otra información de interés a tener en cuenta

El Código de Comercio establece que el valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales.

La comunicación de los libros implica un reconocimiento general, mientras que la exhibición de los libros conlleva un reconocimiento parcial que puede decretarse de oficio o a instancia de parte cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto.

El reconocimiento de los libros se hará en el establecimiento del empresario, en su presencia o en el de la persona en que delegue.

¿Qué formato deben tener los libros para su legalización?

Los libros deben presentarse en formato digital a través de la plataforma electrónica del Registro Mercantil, usando el programa oficial o formatos admitidos como PDF o XML.

¿Puedo legalizar los libros si la empresa está inactiva?

Sí, aunque la empresa esté inactiva, debe cumplir con la obligación de legalización de libros si sigue inscrita en el Registro Mercantil.

¿Qué pasa si algunos libros de mi empresa no se han legalizado nunca?

No será un impedimento para legalizar los libros en el ejercicio actual. Además, si una sociedad nunca ha legalizado estos libros desde su constitución, tiene la opción de incluir en los primeros libros que presente telemáticamente todas las actas y eventos relevantes ocurridos desde su creación hasta la fecha de cierre actual. Para ello, se puede añadir un acta de la junta general en la que se ratifiquen las actas no transcritas en su momento y cuya legalización se solicita ahora con la presentación de los primeros libros en formato telemático.

¿Puedo rectificar un libro ya legalizado?

Sí, se deberá generar un fichero de rectificación que incluya una certificación del órgano de administración que informe sobre el error cometido y el archivo rectificado con los datos correctos.

No dudes en contactar con nuestros gestores para llevar a cabo la legalización de libros contables. 

 

✅ Legalización de los libros contables en el Registro Mercantil

Las empresas deben afrontar el tedioso proceso de legalización de libros contables en el Registro Mercantil, una de las fechas clave del año para los encargados de la contabilidad.

Es un proceso complicado que requiere experiencia y estar al día con el contenido de los libros, así como de los plazos y de las diferentes formas que existen para presentarlos. Como hemos visto, hacerlo mal puede acarrear sanciones.

Si tienes dudas, desde Adlanter nos podemos a tu disposición para afrontar la legalización de los libros contables de tu empresa y para ayudarte con el mantenimiento mercantil de tu sociedad. 📞​ ¡Contáctanos!