La legalización de los libros contables es un proceso esencial para garantizar el cumplimiento fiscal y la correcta gestión empresarial. Sin embargo, muchas empresas cometen errores al realizar este trámite, lo que puede generar sanciones o problemas legales. En este artículo, repasaremos los errores más comunes al legalizar los libros contables y las soluciones recomendadas para evitarlos, basándonos en la normativa vigente. Si quieres saber la forma de presentación, los plazos y las sanciones por incumplimiento te recomendamos leer este otro artículo.

 

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Basándonos en la normativa aplicable, te detallamos los errores más comunes al legalizar libros contables y las recomendaciones para evitarlos.

 

Errores frecuentes al legalizar los libros contables

Fallo en el formato y conservación digital

❌​ Error: Utilizar formatos que no garantizan la legibilidad o el acceso a los datos.

✔️​ Solución: De acuerdo con el artículo 21 del Reglamento de Facturación, es esencial conservar los documentos en un formato original legible, asegurando que los libros contables sean accesibles en línea. Además, se debe permitir la visualización, la búsqueda y la descarga de los documentos, garantizando que se pueda realizar la carga remota cuando sea necesario.

Problemas con la autenticación

❌​ Error: No implementar correctamente la firma electrónica.

✔️​ Solución: Según el artículo 86 del Reglamento General, todos los documentos contables deben ser validados mediante una firma electrónica que garantice la autenticidad del documento y su integridad. Es necesario incluir sistemas de verificación electrónica, como códigos seguros, que aseguren que la información no ha sido alterada desde su creación.

Deficiencias en la conservación

❌​ Error: No mantener adecuadamente los registros electrónicos.

✔️​ Solución: Según el artículo 29 del RGAT (Reglamento General de la Administración Tributaria), es crucial conservar correctamente los libros contables en su formato electrónico, mantenerlos en el domicilio fiscal de la empresa y asegurar que siempre estén disponibles para inspección en caso de ser requeridos por las autoridades fiscales. Los libros deben ser accesibles y deben poder ser verificados cuando sea necesario.

Fallos en la accesibilidad

❌​ Error: No garantizar el acceso inmediato a la documentación.

✔️​ Solución: Conforme el artículo 171 del RGAT, es necesario permitir el análisis directo de los documentos contables. La documentación debe estar disponible para su visualización en pantalla y debe ser posible obtener copias de los libros contables, cuando sea necesario. Esto implica no solo conservar los documentos, sino también asegurarse de que cualquier parte interesada, como las autoridades fiscales, pueda acceder a ellos de forma rápida y eficiente.

 

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Recomendaciones para evitar errores

Para evitar los errores mencionados anteriormente y asegurar que la legalización de los libros contables se realice de forma correcta, es recomendable seguir estas pautas generales:

  • Implementar sistemas seguros: Utiliza software homologado para gestionar la contabilidad de tu empresa. Además, asegúrate de mantener copias de seguridad periódicas y establecer protocolos de actualización de los sistemas para garantizar que estén siempre al día con la normativa vigente.
  • Garantizar la trazabilidad: Es fundamental documentar todas las modificaciones realizadas en los libros contables. Mantén un registro de accesos y establece un sistema de control interno que te permita auditar cualquier cambio realizado en los documentos.
  • Cumplir plazos: Es esencial realizar las anotaciones en los libros contables dentro del plazo establecido. Además, debes mantener actualizados los registros durante el ejercicio fiscal y conservar la documentación durante el plazo legal requerido para evitar sanciones.
  • Asegurar la integridad de los documentos: Implementa medidas de seguridad en los sistemas contables, como cifrado de datos y verificación de la digitalización. Es importante mantener la cadena de custodia documental para evitar la manipulación de los registros. ​ 

Si no quieres cometer errores, desde Adlanter nos ponemos a tu disposición para afrontar la legalización de los libros contables de tu empresa y para ayudarte con el mantenimiento mercantil de tu sociedad. 📞​ ¡Contáctanos!

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