Employer of Record: expande tu negocio a nivel internacional

¿Habéis ganado un proyecto en el extranjero y precisas desplazar trabajadores en el ámbito internacional? Si la respuesta es sí, es probable que tengas que desplazar a tus profesionales al país donde se vaya a llevar a cabo la actividad. Lo que quizás desconoces es que estas situaciones pueden derivar en obligaciones legales locales para la empresa en el país de destino, ya sea como consecuencia de la cotización en la seguridad social de destino, o bien como consecuencia de las modificaciones que nos ha traído la nueva Directiva sobre Posted Workers

Una forma de mitigar, o incluso eliminar estas obligaciones administrativas, es a través de la figura del Employer of Record (EOR), la cual permite cumplir con todas las obligaciones laborales que tenemos como empleador sin necesidad de establecernos en otro país ni asumir riesgos fiscales corporativos.

¿Qué es un Employer of Record?

Es una tercera entidad legal contratada que se hace responsable de las tareas formales de empleo. Concretamente, son empresas que se dedican a dar de alta a trabajadores, pagarles la nómina, y practicar las cotizaciones y las retenciones de un trabajador de la empresa cliente. Por hacer un símil sencillo, se trataría de una externalización del empleador a efectos formales.

Sería la opción adecuada para aquellas empresas que deben trasladar a trabajadores a otros países en los que no tienen actividad empresarial, y no pueden mantener en nómina española, por lo que deberían abrir un centro de trabajo en el país de destino (con todas las obligaciones que ello conlleva).

La figura del Employer of Record permite que el empleador real sea diferente al empleador formal:

• El Employer of Record es el empleador formal: suscribe los contratos, realiza las cotizaciones, abona los salarios y procede con las retenciones. El Employer of Record no actúa como gerente del empleado ni desempeña labores de supervisión. En definitiva, se encarga de las tareas administrativas. En España sería el equivalente a las Empresas de Trabajo Temporal pero sus servicios solo son permitidos en determinados escenarios y siempre vinculados a una temporalidad.
• Por otro lado, y como figura diferente al Employer of Record, encontramos al empleador real (la empresa original), que es aquel que organiza el trabajo del empleado y a quien repercuten los frutos del trabajo desempeñado por el empleado.

Una vez aclarada la diferencia, es realmente importante saber que:

1. El Employer of Record exime de la obligación de registrarse en el país de destino al empleador real siempre que la actividad económica de la empresa en dicho país no lo exija, simplificando enormemente la operativa internacional.
2. El Employer of Record mitiga que las autoridades fiscales interpreten que el empleador real cuenta con un establecimiento permanente* en destino, de nuevo en el supuesto en el que no exista actividad económica.
3. El Employer of Record tiene su propia entidad en el país donde el cliente (empleador real) quiere operar, lo que facilita enormemente el cumplimiento de las leyes y normativas locales, a las que está plenamente adaptado

*Importante: el establecimiento permanente (EP) viene determinado por la actividad de la empresa. Si una empresa envía a un trabajador a prestar servicios a un cliente extranjero (bien registrándose en ese país o bien a través de un Employer of Record) no habrá riesgo de EP si no se ejerce una actividad empresarial directa en ese país. Por el contrario, si lo que se desarrolla en el país extranjero es una réplica de la actividad económica que se hace en España (vender, producir o distribuir), entonces, aunque se emplease un vehículo como el Employer of Record, seguiría existiendo riesgo de EP porque, como comentamos, la determinación o no de un EP depende de la actividad que se desarrolle en destino.

¿Cuáles son los beneficios de contar con un Employer of Record?

Entre otros, destacamos:

1. El empleador real ahorra tiempo y dinero al no tener que preocuparse por el proceso de contratación y al no tener que abrir una nueva entidad en el país extranjero de destino.
2. Proporciona cobertura de responsabilidad legal.
3. Simplifica el proceso de las nóminas.
4. El Employer of Record se encarga de las tareas administrativas, liberando de esta carga al empleador real.
5. El empleador real no tiene que externalizar servicios de nómina e integrarlos en la contabilidad.
6. El empleador real tiene plena libertad a la hora de gestionar y administrar el negocio.
7. Es una buena manera de expandirse en el mercado internacional.

No obstante, hay que tener en cuenta que siempre y cuando no se pueda encuadrar dentro de la actividad de una Empresa de Trabajo Temporal, esta figura del Employer of Record es una práctica ilegal en España; se considera una cesión ilegal de trabajadores.

Por el contrario, esta figura sí opera legalmente en otros países como Rusia, Estados Unidos o Australia, y, como hemos comentado, es una forma de no tener que generar una estructura de la empresa en el país del destino, con todas las complicaciones tributarias que eso podría acarrear.

Cesión ilegal de trabajadores en España: Jurisprudencia

En España, la cesión ilegal de trabajadores supone una de las formas de prestación laboral prohibida por la normativa actual.

Consiste en la ficticia maniobra de construir la apariencia de posición de empresario a una empleadora que no tiene tal condición. En esta situación se produce una vinculación entre compañías cuya finalidad es únicamente la puesta a disposición de trabajadores de una empresa a otra distinta. ¿Y por qué es esta situación ilegal en España? Porque las únicas entidades con capacidad para llevar a cabo este movimiento son las Empresas de Trabajo Temporal (ETT), considerándose ilegal la cesión ilegal de personas trabajadoras por otras personas jurídicas que no ostenten tal condición.

Así lo establece el Estatuto de los Trabajadores: “La contratación de trabajadores para cederlos temporalmente a otra empresa solo podrá efectuarse a través de empresas de trabajo temporal debidamente autorizadas en los términos que legalmente se establezcan” (artículo 43.1)

En relación al artículo 43.1 del Estatuto de los Trabajadores se ha pronunciado el Tribunal Supremo en sentencia de 16 de mayo de 2019 y afirma que “para que exista cesión ilegal de trabajadores ha de darse la coordinación de tres negocios:

1. Un acuerdo entre los dos empresarios (el real y el formal) para que el segundo proporcione al primero trabajadores que serán utilizados por quien, sin embargo, no asume jurídicamente la posición empresarial.
2. Un contrato de trabajo simulado entre el empresario formal y el trabajador.
3. Un contrato efectivo de trabajo entre el trabajador y el empresario real, pero disimulado por el contrato de trabajo formal”

En conclusión, el Employer of Record es una vía válida y eficaz para potenciar y desarrollar actividades profesionales en países extranjeros siempre y cuando la legislación de dicho país de destino permita que el empleador formal sea diferente al empleador real. En caso contrario, podría suponer una cesión ilegal de trabajadores, una situación que podría acarrear consecuencias negativas tanto para la empresa cedente como cesionaria.

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