Además de calcular y gestionar los salarios, también es esencial conocer cómo se deben entregar las nóminas a los empleados, además de la normativa y de las diferentes vías que existen.
¿Es obligatorio entregar las nóminas a los empleados?
Al hablar de nóminas, lo primero que hay que tener en cuenta es el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, el cual afirma que “la documentación del salario se realizará mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago del mismo”.
La entrega no debe ser de cualquier manera: el recibo debe ajustarse a un modelo oficial aprobado por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, salvo que por convenio colectivo o, en su caso, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se fije otro modelo que reúna las diferentes percepciones de la persona trabajadora, así como las deducciones que se puedan aplicar según la normativa.
Es decir, se puede utilizar otro modelo de nómina siempre y cuando sea claro y contenga la estructura que legalmente debe aparecer. Aquí te lo explicamos más detalladamente: Cómo hacer la nómina de un trabajador
Descargar modelo oficial de nómina en España
El modelo aparece en la Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, por la que se modifica el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios.
Descargar modelo oficial de nómina
¿Qué información debe aparecer en una nómina? Estos son algunos de los datos que debe recoger:
- Identificación del empresario
- Datos del trabajador
- Período de liquidación al que corresponde
- Percepciones de nómina
- Percepciones no salariales
- Deducciones
- Anticipos
- Valor de los productos recibidos en especie
- Fecha
Sobre la importancia de la claridad en las nóminas
En relación al modelo y al contenido de la nómina, cabe destacar lo que fijó en su día el Tribunal Supremo en su sentencia de 17 de enero de 2019: “El contenido de la nómina debe ser transparente, esto es, de fácil comprobación de los conceptos pagados y del cálculo e importe de cada uno de ellos realizando el mínimo número de operaciones matemáticas y sin necesidad de acudir al registro de datos que, aunque el trabajador conozca, no le sean comunicados por la empresa”.
¿Se puede dar la nómina por correo electrónico?
En relación con la obligatoriedad de entregar la nómina en papel o, por el contrario, existe la posibilidad de enviarla por correo electrónico o de subirla a un portal del empleado.
En este sentido, nos hacemos eco de la sentencia del Tribunal Supremo del 1 de diciembre de 2016, la cual establece que no es necesario entregarla en papel, pudiéndose enviar mediante correo electrónico, siempre y cuando el trabajador pueda acceder a ella a través de medios facilitados por la empresa.
Es decir, hoy en día es válido recibir la nómina tanto de forma digital como impresa, puesto que en ambas situaciones queda constancia de que el empleado ha recibido la remuneración correspondiente.
Como las empresas tienen libertad a la hora de escoger cómo será la entrega de las nóminas, muchas utilizan un portal del empleado online en el cual cuelgan las nóminas de cada empleado para que estos puedan acceder y descargarlas siempre que lo deseen.
En este sentido, nosotros ofrecemos a nuestros clientes el Portal del Empleado Nómina PRO, el cual, entre otros temas y beneficios, permite que cada empleado tenga acceso a la información personal relativa a su nómina.
¿Qué pasa si una empresa no entrega la nómina a un trabajador?
No entregar la nómina o hacerlo incorrectamente está sancionado, tal y como recoge la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
A la hora de gestionar y enviar las nóminas, estas son las sanciones más frecuentes ante las que se puede enfrentar una empresa:
1 – No entregar puntualmente al trabajador el recibo de salarios o no utilizar el modelo de recibo de salarios aplicable, oficial o pactado: esta situación está catalogada como infracción leve, a la cual le corresponde una cuantía de sanción que oscila entre los 70 y los 750 euros
2 – No consignar en el recibo de salarios las cantidades realmente abonadas al trabajador: esta situación está tipificada como infracción grave, a la cual le corresponde una cuantía de sanción que oscila entre los 751 y los 7.500 euros.
3 – No conservar durante 4 años la documentación o los registros o soportes informáticos que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones: esta situación está catalogada como infracción leve, a la cual le corresponde una cuantía de sanción que oscila entre los 70 y los 750 euros.
4 – No proceder dentro del plazo reglamentario al alta y cotización por los salariosde tramitación y por las vacaciones devengadas y no disfrutadas antes de la extinción de la relación laboral. A estos efectos se considerará una infracción por cada uno de los trabajadores afectados: esta situación está catalogada como infracción grave, a la cual le corresponde una cuantía de sanción que oscila entre los 751 y los 7.500 euros.
¿Es obligatorio que las empresas guarden las nóminas?
Tanto si entregas las nóminas en papel como si lo haces en formato digital deberás conservarlas durante un tiempo.
- En relación con el trabajador: las nóminas prescriben pasados 12 meses, que es el tiempo máximo que tiene el trabajador para reclamar una cantidad.
- En relación con la Agencia Tributaria: el plazo de prescripción de todos los documentos, incluidas las nóminas, es de cuatro años, desde el momento en que se presenta el impuesto.
- En relación con la Seguridad Social: las nóminas y los boletines de cotización a la Seguridad deben guardarse durante un periodo mínimo de cinco años para permitir las comprobaciones oportunas.
- En relación con la contabilidad: Las nóminas son un justificante de gasto, por lo que deberán conservarse durante seis años, según el Código de Comercio.
Beneficios de tener las nóminas en formato digital en un portal online
- Accesibilidad y comodidad: gracias al portal del empleado, los profesionales pueden acceder a sus nóminas en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que les brinda comodidad y flexibilidad.
- Ahorro de tiempo: las nóminas en formato digital eliminan la necesidad de tener que imprimir y distribuir el papel, lo que ahorra tiempo tanto a los departamentos de Recursos Humanos como a los propios empleados.
- Reducción de costes: la entrega digital de la nómina reduce los costes asociados con la impresión, el papel y la distribución física de los documentos.
- La nómina digital proporciona una mayor seguridad de los datos: los portales del empleado de gestión de nóminas tienen medidas de seguridad avanzadas que permiten proteger la información confidencial de los empleados.
- Historial de nóminas: gracias al portal del empleado, los empleados pueden acceder fácilmente a su historial de nóminas anteriores, lo que es útil para, por ejemplo, la planificación financiera, la presentación de impuestos o para simplemente tener controladas todas las nóminas.
¿Qué ventajas ofrece un portal del empleado en comparación con el correo electrónico para la entrega de nóminas?
Un portal del empleado suele ofrecer ventajas adicionales, como:
- La capacidad de gestionar otros documentos relacionados con el empleo y la jornada laboral;
- proporcionar un historial de nóminas fácilmente accesible y;
- brindar una experiencia de usuario más segura y personalizada en comparación con el correo electrónico.