Checklist de fin de año 2025 para la planificación laboral de tu empresa

El cierre de año es una oportunidad importante para que las empresas realicen un análisis detallado de sus obligaciones en materia laboral.

Revisar aspectos relacionados con la nómina o la Seguridad Social permite evitar errores y sanciones, optimizar la gestión de los recursos humanos y garantizar que la empresa cumpla con todas las normativas laborales y de RRHH.

A continuación, presentamos un checklist específico de fin de año centrado en la revisión de nóminas y en la planificación de los aspectos clave relacionados con la Seguridad Social.

 

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✅ Revisión de las nóminas mensuales

Una revisión minuciosa de las nóminas es el primer paso para garantizar la exactitud y el cumplimiento.

• • Verificación de conceptos salariales y extrasalariales: revisa que todos los conceptos incluidos en la nómina (como el salario base, complementos, pagas extras y dietas) estén correctamente clasificados. Una clasificación errónea tiene implicaciones directas en la cotización y en la tributación del IRPF.
  • Revisión de complementos y cláusulas de revisión salarial: asegúrate de que complementos como nocturnidad, peligrosidad o disponibilidad se han abonado correctamente. Presta especial atención a las cláusulas de garantía salarial del convenio.
  • Ajustes de las retenciones de IRPF: antes de la última nómina, realiza una regularización de las retenciones de IRPF de cada trabajador para ajustarlas a sus ingresos anuales reales y su situación personal. Esto evita sorpresas en su futura declaración de la renta y posibles requerimientos para la empresa.
  • Análisis de la retribución en especie y sus exenciones: verifica que los conceptos abonados en especie (seguro de salud, tickets restaurante, etc.) no superen el 30% del salario bruto anual del trabajador. Comprueba que las exenciones de IRPF se han aplicado correctamente.

✅ Cotización a la Seguridad Social: cierre 2025 y novedades clave

El cumplimiento con la Seguridad Social es un pilar fundamental. Además de las revisiones habituales, en 2025 han entrado en vigor novedades importantes.

• • Revisión integral de las bases de cotización: comprueba que las bases de cotización se corresponden con la remuneración total de cada empleado. Asegúrate de que se han actualizado correctamente tras cualquier variación salarial.
  • Verificación de la cotización por horas extraordinarias: confirma que las horas extraordinarias han sido correctamente registradas y han generado la cotización adicional correspondiente.
  • NUEVO – Control del Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): Verifica que se ha aplicado correctamente el tipo de cotización del MEI durante todo 2025. Para 2025 este tipo es del 0,80%, distribuido entre empresa (0,67%) y trabajador (0,13%).
  • NUEVO – Aplicación de la cotización adicional de solidaridad: Desde el 1 de enero de 2025, es obligatoria una cotización de solidaridad sobre la parte del salario que excede la base máxima de cotización. Revisa que se ha calculado e ingresado correctamente.
  • Auditoría de bonificaciones y reducciones: si has aplicado beneficios en la cotización, verifica que se cumplen todos los requisitos para su mantenimiento, especialmente las cláusulas de mantenimiento del empleo. Un incumplimiento puede llevar al reintegro de las ayudas con recargo.
  • Regularización de autoliquidaciones (Sistema RED): realiza una comprobación final de todas las liquidaciones presentadas. Si detectas errores, procede a su rectificación para evitar posibles actas de liquidación de la Tesorería General de la Seguridad Social.

✅ Control de jornada y tiempos de trabajo

La gestión del tiempo de trabajo sigue siendo un foco principal de la Inspección de Trabajo.

• • Auditoría del registro de jornada: el registro diario es obligatorio para toda la plantilla. Este debe ser un sistema objetivo, fiable y accesible que refleje fielmente el inicio y fin de la jornada. Asegúrate de que tu sistema cumple estos requisitos.
  • Gestión de vacaciones, ausencias y bajas médicas: verifica que todas las bajas médicas han sido gestionadas y comunicadas correctamente. Controla el saldo de vacaciones de la plantilla. Recuerda que las vacaciones devengadas y no disfrutadas al finalizar la relación laboral deben ser liquidadas y cotizadas.

✅ Ajuste de cotizaciones para trabajadores con contrato temporal y tiempo parcial

Los contratos temporales y a tiempo parcial tienen características específicas en cuanto a la cotización. Es fundamental revisarlos en el cierre de año:

• • Revisión de cotizaciones por días efectivamente trabajados: en el caso de trabajadores a tiempo parcial, verifica que la cotización corresponde a los días y horas efectivamente trabajados. Las empresas deben garantizar que los datos enviados a la Seguridad Social reflejen la jornada real.
  • Cumplimiento de las cotizaciones mínimas: Asegúrate de que los contratos temporales y a tiempo parcial cumplen con las cotizaciones mínimas exigidas por la normativa para cada grupo de cotización.

✅ Control de bajas médicas y ausencias

Las bajas médicas y las ausencias afectan tanto a la cotización como a los pagos de nómina. Tener un control actualizado es esencial para cumplir con la normativa:

• • Revisión de las bajas médicas: asegúrate de que todas las bajas médicas hayan sido correctamente gestionadas y notificadas a la Seguridad Social. Revisa la documentación correspondiente para evitar que se generen pagos indebidos o cotizaciones incorrectas.
  • Control de los periodos de cotización: confirma que los periodos de cotización se ajusten a las ausencias o bajas médicas. Las empresas deben reflejar en los seguros sociales cualquier incidencia en el tiempo de trabajo que afecte a la base de cotización.
  • Evaluación de absentismo: realiza una revisión general de las ausencias justificadas y no justificadas. El control del absentismo permite ajustar la planificación de recursos humanos y mejorar la gestión de personal.

 

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✅ Preparación de la documentación de fin de año y planificación del siguiente ejercicio

El cierre de año es el momento ideal para revisar el cumplimiento de otras normativas clave y planificar el siguiente ejercicio.

• Planes de Igualdad y Registro Retributivo: verifica si tu empresa está obligada a tener un Plan de Igualdad y si este está vigente, registrado y actualizado. Asegúrate de que el registro retributivo está actualizado.
• Anticipar la subida del Salario Mínimo Interprofesional (SMI) para 2026: aunque no esté publicado, planifica el impacto presupuestario de una previsible actualización del SMI en las categorías profesionales afectadas.
• Planificación de la contratación y formación para 2026:
  • Evalúa las bonificaciones a la contratación que estarán vigentes en 2026 para optimizar tus futuras incorporaciones.
  • Planifica el crédito de formación bonificada (FUNDAE) para el próximo año y asegúrate de haber justificado correctamente la formación de 2025.
• Prevención de Riesgos Laborales (PRL): revisa que la evaluación de riesgos esté actualizada, especialmente si ha habido cambios en los puestos de trabajo o en la organización.
• Preparación ante una posible Inspección de Trabajo: organiza y ten accesible toda la documentación laboral clave de los últimos años (registros de jornada, nóminas, contratos, planes de igualdad, etc.). Los nuevos conceptos de cotización como el MEI y la cuota de solidaridad serán, previsiblemente, un foco de atención.
• Archivo y conservación de la documentación: recuerda que la ley exige conservar la documentación laboral y de Seguridad Social durante un mínimo de cuatro años. Digitalizar y organizar esta información es una práctica altamente recomendable.

Cómo podemos ayudarte

El cierre de año es un momento crucial para garantizar que la gestión de nóminas y Seguridad Social esté en orden y cumpla con todas las obligaciones.

Este checklist es una guía práctica para revisar cada aspecto clave de la gestión laboral, desde el cálculo correcto de las nóminas hasta la actualización de las bases de cotización.

Realizar una revisión exhaustiva y contar con una planificación adecuada te ayudará a evitar problemas legales, optimizar la carga laboral y comenzar el nuevo año con una gestión laboral sólida y bien organizada.