Checklist de fin de año para la planificación laboral de tu empresa

El cierre de año es una oportunidad importante para que las empresas realicen un análisis detallado de sus obligaciones en materia laboral.

Revisar aspectos relacionados con la nómina o la Seguridad Social permite evitar errores y sanciones, optimizar la gestión de los recursos humanos y garantizar que la empresa cumpla con todas las normativas laborales y de RRHH.

A continuación, presentamos un checklist específico de fin de año centrado en la revisión de nóminas y en la planificación de los aspectos clave relacionados con la Seguridad Social.

Además, te adelantamos puedes consultar aquí: las novedades laborales para 2025 que marcarán el rumbo de la gestión laboral y de RRHH. ¡No te las pierdas!

 

✅ Revisión de las nóminas mensuales

La revisión de las nóminas emitidas durante el año es esencial para detectar errores y verificar que los cálculos se han realizado correctamente:

• • Verificación de conceptos salariales y extrasalariales: revisa que todos los conceptos incluidos en la nómina (como el salario base, complementos salariales, pagas extras y dietas) estén correctamente clasificados. Un error en la clasificación puede afectar a las retenciones y cotizaciones.
  • Control de horas extras y complementos: asegúrate de que las horas extras se hayan pagado adecuadamente y de que todos los complementos salariales (como los de peligrosidad, nocturnidad o disponibilidad) estén correctamente reflejados en las nóminas de los empleados.
  • Ajustes en las retenciones de IRPF: antes de cerrar el año, verifica que las retenciones del IRPF aplicadas en cada nómina son correctas y corresponden al tramo adecuado según los ingresos anuales del trabajador. Un error en el cálculo de retenciones puede generar problemas fiscales tanto para el empleado como para la empresa.

 

✅ Regularización de pagas extra y su correcta contabilización

Las pagas extras son una parte importante de la nómina anual en España. Es fundamental que su cálculo y su abono estén correctamente gestionados:

• • Control de pagas extras prorrateadas y no prorrateadas: revisa si las pagas extraordinarias se están pagando en su totalidad en diciembre o si están prorrateadas a lo largo del año. Esto impacta en el total de las nóminas mensuales y debe reflejarse correctamente en el recibo de salario.
  • Verificación de la base de cotización: asegúrate de que el importe de las pagas extras esté correctamente integrado en la base de cotización del trabajador, ya sea de forma prorrateada o como abono único en los meses correspondientes (junio y diciembre, típicamente).

 

✅ Cierre de bases de cotización a la Seguridad Social

El fin de año es el momento perfecto para cerrar y revisar las bases de cotización de cada empleado. Esta revisión permite asegurar que todas las contribuciones se han calculado adecuadamente:

• • Revisión de las bases de cotización de cada trabajador: comprueba que las bases de cotización coinciden con los salarios reales de los empleados, incluyendo todos los conceptos retributivos sujetos a cotización. Las diferencias entre la base de cotización y el salario efectivo pueden llevar a inspecciones o sanciones.
  • Ajustes en caso de variaciones de salario: si algún trabajador ha tenido una variación salarial durante el año (por aumentos de sueldo, cambios de puesto, etc.), asegúrate de que la base de cotización se ha actualizado correctamente en cada periodo.
  • Cálculo de las cotizaciones adicionales por horas extras: las horas extras generan una cotización adicional. Revisa que estas horas se hayan computado correctamente en la base de cotización mensual.

 

✅ Cumplimiento de las aportaciones a la Seguridad Social

Asegurarse de que todas las obligaciones con la Seguridad Social estén al día es esencial para evitar sanciones y problemas legales:

• • Revisión de pagos y plazos: comprueba que las cuotas a la Seguridad Social se hayan pagado en los plazos estipulados y sin retrasos. La puntualidad en estos pagos es clave para evitar recargos e intereses de demora.
  • Gestión de altas y bajas: asegúrate de que todos los movimientos de alta y baja de empleados han sido correctamente notificados a la Seguridad Social. Este es un aspecto clave para el cálculo de las cotizaciones y para evitar problemas legales.
  • Verificación de bonificaciones y reducciones aplicadas: si tu empresa ha aplicado bonificaciones o reducciones en las cotizaciones, como en el caso de la contratación de personas de colectivos prioritarios, revisa que estas bonificaciones se hayan aplicado correctamente y que cumplan con los requisitos exigidos por la normativa.

 

✅ Ajuste de cotizaciones para trabajadores con contrato temporal y tiempo parcial

Los contratos temporales y a tiempo parcial tienen características específicas en cuanto a la cotización. Es fundamental revisarlos en el cierre de año:

• • Revisión de cotizaciones por días efectivamente trabajados: en el caso de trabajadores a tiempo parcial, verifica que la cotización corresponde a los días y horas efectivamente trabajados. Las empresas deben garantizar que los datos enviados a la Seguridad Social reflejen la jornada real.
  • Cumplimiento de las cotizaciones mínimas: Asegúrate de que los contratos temporales y a tiempo parcial cumplen con las cotizaciones mínimas exigidas por la normativa para cada grupo de cotización.

 

✅ Regularización de pagos de seguros sociales y autoliquidaciones pendientes

Es común que, a lo largo del año, puedan surgir errores en la autoliquidación de seguros sociales. Realizar una revisión completa antes de fin de año evita sanciones y permite realizar ajustes:

• • Comprobación de autoliquidaciones del sistema RED: revisa todas las autoliquidaciones de seguros sociales realizadas a través del sistema RED. Asegúrate de que las cuotas pagadas coinciden con las nóminas mensuales y que no existen errores en las bases o en los importes cotizados.
  • Pago de posibles diferencias en cuotas: si durante la revisión descubres alguna diferencia en las cuotas de Seguridad Social, realiza los pagos adicionales necesarios antes del cierre del ejercicio para evitar recargos.
  • Rectificación de errores en las liquidaciones: si identificas algún error en las liquidaciones mensuales, realiza los ajustes a través de los mecanismos de corrección que ofrece el sistema RED, y guarda los comprobantes de estas modificaciones.

 

✅ Control de bajas médicas y ausencias

Las bajas médicas y las ausencias afectan tanto a la cotización como a los pagos de nómina. Tener un control actualizado es esencial para cumplir con la normativa:

• • Revisión de las bajas médicas: asegúrate de que todas las bajas médicas hayan sido correctamente gestionadas y notificadas a la Seguridad Social. Revisa la documentación correspondiente para evitar que se generen pagos indebidos o cotizaciones incorrectas.
  • Control de los periodos de cotización: confirma que los periodos de cotización se ajusten a las ausencias o bajas médicas. Las empresas deben reflejar en los seguros sociales cualquier incidencia en el tiempo de trabajo que afecte a la base de cotización.
  • Evaluación de absentismo: realiza una revisión general de las ausencias justificadas y no justificadas. El control del absentismo permite ajustar la planificación de recursos humanos y mejorar la gestión de personal.

✅ Preparación de la documentación de fin de año y planificación del siguiente ejercicio

Una vez realizadas las revisiones de nóminas y Seguridad Social, prepara la documentación final y define un plan de mejora para el año siguiente:

• • Archivo y conservación de documentación: guarda todas las nóminas, autoliquidaciones y documentos de comunicación con la Seguridad Social en un archivo organizado. Esta documentación es esencial para auditorías o inspecciones.
  • Planificación de ajustes en bases de cotización y contratos: si has identificado áreas de mejora durante la revisión, establece un plan de acción para el próximo año. Esto puede incluir ajustes en bases de cotización, regularización de contratos o mejorar el control de nóminas.
  • Consulta con un asesor laboral o gestoría: para cerrar el año sin errores y asegurar que la empresa cumpla con todas las obligaciones, es recomendable consultar con un asesor laboral. Un experto puede ayudarte a identificar posibles ajustes y optimizar la planificación laboral y de Seguridad Social para el próximo ejercicio.

 

✅ Otras cuestiones laborales muy relevantes a tener en cuenta

1. 1.  Asegúrate de que tu empresa cumple con la obligación de tener un registro retributivo (todas las empresas están obligadas, independientemente de su tamaño).
   2.  Valora emplear un software de gestión de Recursos Humanos (por ejemplo, para gestionar los días de vacaciones de la plantilla).
   3. Ten en cuenta la subida del salario mínimo interprofesional en caso de que sea necesario.
   4. Ten en cuenta todas las nuevas bonificaciones a la contratación de cara al año 2025.
   5. Plantea y analiza si tu empresa está obligada a disponer de un plan de igualdad.
   6. Revisa y actualiza las políticas de prevención de riesgos laborales.
   7. Prepárate y organiza toda la documentación necesaria en caso de que la necesites ante una inspección de trabajo en 2025.
   8. Ten claro cómo y cuándo se puede aplicar las bonificaciones FUNDAE de cara al año 2025.
   9. Revisar que los conceptos en especie no han superado el 30 % del salario bruto anual
   10. Revisar las exenciones de IRPF. Por ejemplo, que en el Seguro de Salud no se hayan aplicado exenciones mayores a 500€ anuales (en el caso de los trabajadores, si el seguro lo paga la empresa, el seguro de salud está exento en el IRPF hasta el límite de 500 euros al año para cada uno de los miembros de la unidad familiar (cónyuge y descendientes), o 1.500 euros para los miembros con discapacidad).Por otro lado, revisar rentas exentas del artículo 7.p de la Ley del IRPF: los rendimientos de trabajo percibidos por trabajos efectivamente realizados en el extranjero están exentos de cotización hasta el límite de 60.100 € anuales por trabajador. Es muy importante revisar que no se supera este importe.
   11. Revisar si el Convenio Colectivo de aplicación establece nuevas tablas salariales en 2025.

 

El cierre de año es un momento crucial para garantizar que la gestión de nóminas y Seguridad Social esté en orden y cumpla con todas las obligaciones.

Este checklist es una guía práctica para revisar cada aspecto clave de la gestión laboral, desde el cálculo correcto de las nóminas hasta la actualización de las bases de cotización.

Realizar una revisión exhaustiva y contar con una planificación adecuada te ayudará a evitar problemas legales, optimizar la carga laboral y comenzar el nuevo año con una gestión laboral sólida y bien organizada.