Toda empresa debe cumplir con una serie de obligaciones laborales, siendo una de las más importantes la de gestionar las altas, bajas y variaciones de datos de sus empleados.
Si no se cuenta con un equipo interno cualificado, la gestión laboral se puede convertir en un aspecto crítico de manejar. Uno de los “desafíos” más comunes a los que se tienen que enfrentar las empresas es precisamente a administrar de forma eficiente y correcta las altas, bajas y variaciones de su plantilla.
Si la empresa es demasiado grande, estos procesos pueden llegar a ser complicados, lo que en ocasiones afecta a la productividad de la empresa en general.
¿Qué son las altas y bajas de los trabajadores?
Las altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores se refieren a los diferentes procesos que se tienen que gestionar y que están relacionados con la incorporación y salida de los empleados en una empresa, así como a los cambios que se pueden producir en sus datos personales o laborales.
En definitiva, se trata de diferentes gestiones que hay que realizar cuando por ejemplo se contrata a un nuevo empleado o cuando uno renuncia a su puesto de trabajo.
Concretamente, a las altas podríamos definirlas como el acto administrativo por el cual se crea una relación jurídica con la Seguridad Social.
En cuanto a las bajas, hablamos de actos administrativos que hay que realizar para dar por finalizada la relación jurídica con la Seguridad Social.
Por otra parte, las variaciones son aquellos actos por los cuales se informa de cambios identificativos domiciliarios o laborales del empleado.
La gestión manual de las altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores puede ser un proceso propenso a errores. La recopilación y actualización de la documentación requerida, la comunicación interna entre diferentes departamentos y la coordinación con las autoridades reguladoras pueden generar una carga laboral significativa.
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¿Quién es el responsable de comunicar el alta, baja o variación de contratos?
Las solicitudes de alta, baja y variación de los datos de los empelados deben ser firmadas por el empresario. En caso de que hablemos de alta o variación de datos, las solicitudes también deben ir firmadas por el trabajador.
En el Régimen General, el empresario es el responsable de comunicar las altas, bajas y variaciones de datos de los empleados.
¿Qué ocurre si el empresario no cumple con esta obligación de comunicación? En tal caso, el empleado podrá ir directamente a la Tesorería General de la Seguridad Social para hacer la gestión.
¿Qué datos deben contener las solicitudes?
Teniendo en cuenta que pueden existir excepciones en función de cada régimen, la solicitud de alta de trabajador deberá contener los siguientes datos:
- Nombre o razón social del empresario que promueve el alta.
- Código de Cuenta de Cotización del empresario.
- Régimen de Seguridad Social.
- Apellidos y nombre del trabajador.
- Número de Seguridad Social del trabajador.
- Domicilio del trabajador.
- Fecha de inicio de la actividad.
- Grupo de cotización.
- Epígrafe de AT y EP.
- Tipo de contrato y coeficiente de jornada en su caso.
- Ocupación (en algunos supuestos)
- Convenio/Convenios Colectivos.
Una solicitud de baja de un empleado deberá incluir los siguientes datos:
- Nombre o razón social del empresario que promueve el baja.
- Código de Cuenta de Cotización del empresario.
- Régimen de Seguridad Social.
- Apellidos y nombre del trabajador.
- Número de Seguridad Social del trabajador.
- Domicilio del trabajador.
- Fecha de cese de la actividad
- Causa de la baja.
Para el caso de solicitudes de variación de datos, además de los datos que identifiquen tanto al empleado como al trabajador, la solicitud también debe contener los datos objeto de modificación, y en caso de que sea necesario:
- Tipo de contrato y coeficiente de jornada laboral.
- Epígrafe de AT y EP.
- Variación de grupo de cotización.
- Fecha de variación.
- Ocupación.
Solicitudes de altas, bajas y variaciones de datos: plazos de presentación
En cuanto a los plazos de presentación de las solicitudes de alta, baja y variación de datos, en el Régimen General hay que tener en cuenta:
- Plazo para las altas: se debe hacer antes del comienzo de la relación laboral (hasta 60 días naturales antes)
- En el caso de bajas y variaciones: 3 días naturales.
¿Dónde se da de alta a los trabajadores?
Tanto el comienzo de la prestación de los servicios como la finalización de los mismos, así como las variaciones de datos, deben ser comunicados a la Tesorería General de la Seguridad Social.
¿Cómo presentar las solicitudes de alta, baja y variaciones de datos en la Seguridad Social?
Estos datos laborales deben presentarse a través de determinados medios informáticos:
- A través del Sistema RED: la empresa debe solicitar una autorización al Sistema RED en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social.
- A través de Sede Electrónica y utilizando el servicio Alta en RETA.
¿Qué pasa si se da de alta a un trabajador fuera de plazo?
La normativa laboral tiene fijadas sanciones para estos casos. Concretamente, el artículo 22.2 del Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, indica que se considera infracción grave “no solicitar la afiliación inicial o el alta de los trabajadores que ingresen a su servicio, o solicitar la misma, como consecuencia de actuación inspectora, fuera del plazo establecido. A estos efectos se considerará una infracción por cada uno de los trabajadores afectados”.
Las infracciones graves se sancionan con multa:
- en su grado mínimo, de 626 a 1.250 euros.
- en su grado medio de 1.251 a 3.125 euros.
- y en su grado máximo de 3.126 a 6.250 euros.
- si el alta no comunicada se descubre a raíz de una inspección, las sanciones son mayores (de entre 3.126 y 10.000 euros).
¿Qué consecuencias tiene el haber presentado el alta de trabajador fuera de plazo?
Tal y como señala la Seguridad Social: “las altas presentadas fuera de plazo sólo tendrán efectos desde el día en que se formule la solicitud, salvo que se haya producido ingreso de cuotas en plazo reglamentario, en cuyo caso el alta retrotraerá sus efectos a la fecha en que se hayan ingresado las primeras cuotas correspondientes al trabajador de que se trate”.
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En Adlanter contamos con equipos expertos en asesoramiento y gestión laboral que se pueden encargar de cumplir con las obligaciones laborales de tu empresa.
Nuestros servicios de administración de personal comprenden, entre otros:
- Gestión de Altas, Bajas y Variaciones de Trabajadores en régimen general de la Seguridad Social.
- Confección de contratos de trabajo.
Además, con el objetivo de mejorar la administración del personal de tu empresa, ponemos a disposición de nuestros clientes un Portal del Empleado de desarrollo propio, a través del cual los empleados pueden acceder para ver y descargar información relativa a sus nóminas.
Además, también podrás contar con el Portal de RRHH, una herramienta diseñada por nosotros mismos que ayuda al departamento de RHH a controlar y gestionar información relacionada con los profesionales.